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Voici 10 bourdes à éviter dans vos e-mails professionnels.
1. Négliger l’objet du message
L’objet du message est fondamental. Croulant sous les e-mails, nous avons de moins en moins de temps à consacrer à chacun d’eux. Un e-mail sans objet ira presque automatiquement à la poubelle. Par ailleurs, on objet efficace doit consister en quelques (deux ou trois) mots-clés incitatifs et informatifs. Évitez en effet les phrases à rallonge, votre destinataire ne les lira pas jusqu’au bout.
2. Rater votre adresse
L’adresse (non pas l’adresse e-mail, mais la façon dont vous vous adressez à quelqu’un) est aussi déterminante. Un « Bonjour Monsieur/Madame » est à la fois informel est sec. Si vous ne connaissez pas bien votre destinataire, optez plutôt pour un « Cher Monsieur/Madame + nom ». Si vous le/la connaissez mieux, un « Cher/Chère + prénom » fera l’affaire.
3. Le langage SMS
Les fautes d’orthographe dans les e-mails passent très mal. Nous ne sommes jamais à l’abri d’une petite faute de frappe, mais ça s’arrête là. Bannissez définitivement le langage SMS. Relisez attentivement vos e-mails avant de les envoyer et ne laissez aucune faute. Si vous doutez d’un mot, vérifiez-le dans le dictionnaire ou dans le Bescherelle.
4. Ne pas maîtriser le champ « Cci »
Il est très fréquent d’envoyer des e-mails collectifs (pour des rapports, des annonces/suivis de réunions, etc.). Or, il sera très mal perçu de faire apparaître toutes les adresses aux yeux de tous. C’est ce qui arrivera si vous confondez le champ « Cc » et le champ « Cci ». Seul ce dernier vous permettra d’envoyer des e-mails à plusieurs personnes sans faire apparaître leur adresse.
5. Se tromper de destinataire
Se tromper de destinataire peut arriver plus souvent qu’on ne le pense. Vous tapez la première lettre dans « nom », vous le validez et… voilà votre e-mail envoyé au mauvais destinataire. Suivant la teneur plus ou moins confidentielle de votre message, ce genre d’incident peut avoir des conséquences relativement embarrassantes. Quoi qu’il en soit, il est important de vous en rendre compte rapidement et d’envoyer un mot d’excuse à votre mauvais destinataire.
6. Une ponctuation excessive
La langue française comprend très peu d’éléments de ponctuation. Nombreux sont ceux qui ne savent pas très bien quand mettre des virgules ou non et qui en servent dès lors à toutes les sauces. D’autres ne peuvent se résoudre à mettre un point à la fin d’une phrase et pondent ainsi des phrases kilométriques, qui ressemblent plus à des paragraphes qu’à des lignes. Par ailleurs, il faut rester prudent avec les points d’exclamation. Si certains peuvent les interpréter comme un signe d’enthousiasme, d’autres les verront comme des indices d’agressivité.
7. Le langage SMS, suite
Les smileys doivent être réservés aux collègues proches. Le langage SMS généralise et banalise les smileys, à tel point que l’on pense ne pas pouvoir transmettre une émotion particulière (ou un ton spécifique) par le seul usage des mots. Rappelez-vous à qui vous vous adressez et évitez de vous montrer familier envers quelqu’un avec qui vous seriez distant en face-à-face.
8. Les mails « tartine »
Un e-mail efficace doit être court et aéré. Il vous est possible de configurer la longueur des lignes sur votre ordinateur (on conseille en général entre 50 et 60 signes). Par ailleurs, pensez à subdiviser votre e-mail en paragraphes, afin de le rendre plus lisible et d’éviter à votre interlocuteur de se fatiguer l’œil.
9. « See ya »
La formule de politesse est essentielle dans votre e-mail. Essayez de trouver le juste équilibre entre une familiarité excessive (« See ya », « À un de ces , biloute ! ») et les formules alambiquées (« Dans l’attente de votre réponse, je vous prie de croire, Cher Monsieur X, en l’expression de mes sentiments les plus respectueux »). En général, on s’en sort plutôt bien avec un « Bien à vous/toi », qui convient aussi bien au vouvoiement qu’au tutoiement.
10. Une signature bâclée
Il n’est pas question ici de rater son propre nom (en général, on apprend à l’écrire dès la maternelle), mais bien sa « signature ». Il faut penser à la configurer sur son ordinateur. Gage de professionnalisme, elle est une sorte de carte de visite. Vous pouvez y ajouter votre fonction, le nom de votre entreprise, celui de votre département, votre adresse professionnelle, votre numéro de téléphone du bureau ainsi que celui de votre gsm professionnel (si vous en avez un).
Source : Cadremploi.fr
